【ビジネス日本語】議事録の書き方｜日本で働きたい外国人の仕事探し・就職・転職支援メディア「jopus」

日本企業では、会議（ミーティング）のときに議事録を若手や新人社員に任すことが一般的です。若手に任せるのは、雑用の役目ではなく、会議でどのような内容を議論しているのかを理解し、内容を端的にまとめる力をつけるためです。外国人の皆さんにとって、議事録を担当することは簡単なことではないですが、出来るようになれば強みにもなります。今回は、議事録の書き方をご紹介します。

議事録をわかりやすく書く3つのコツ

正確・簡潔にまとめる

議事録を書く上で最も大切なことは、会議の内容を正確、簡潔にまとめることです。会議の発言内容をただ書くだけでは、後から見直すときに要点が分かりません。

5W1Hを意識する

「5W1H」とは、What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どうやって）の頭文字を取ったものです。日本では、スムーズなコミュニケーションを取るために5W1Hを意識することが大切とされています。
文章を書く上でも分かりやすい文章を作成するために、5W1Hを意識してまとめるようにしましょう。

期限・担当を漏れないように書く

会議は、今後の計画やタスクを確認することが多いため、タスクの期限や担当を漏れないように確認をしましょう。そうすることで、タスクの漏れが起きずにスムーズに業務することができます。

議事録の例

会社によって議事録のフォーマットが異なるので、基本的にはそれに沿って書くようにしましょう。一般的な議事録の内容をご紹介します。

・会議名：新商品〇〇計画
・日時： 2020年11月18日（水）11時～12時
・場所：当社A会議室
・出席者：〇〇社佐藤部長、田中マネージャー
当社鈴木部長、ジョン、パク、ミカエル（議事録担当）
・アジェンダ：
1.前回の決定事項の確認
2.新商品○○の企画・スケジュール
3.担当変更
4.決定事項の確認
・内容：
1.前回の決定事項の確認
・資料の事前送付　担当：ジョン　期日：11月1日（月）10:00
・B社資料の確認　担当：パク　　期日：11月3日（水）19:00

2.新商品○○の企画・スケジュール

参考資料：http:www………….

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3.担当変更
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4.決定事項：
・見積書のメール送付　　　　担当：ミカエル　期日：11月25日（月）13:00
・社内スケジューリングの確認　担当：パク　　期日：11月22日（金）19:00

・次回会議予定：11月30日（火）12:00 オンライン会議

会議名

会議名を書きます。

日時

会議を行う日時を書きます。

場所

社内の会議の場合は、書く必要がないこともありますが、社外の会議の場合は議事録をお客様に送付する場合もあるので、書きましょう。

出席者

社外の人が参加する会議の場合は、先方の社名＋参加者の名前（様もしくは役職）、社内の場合は敬称を略して書きます。

社内の会議の場合は、役職付きや〇〇さんと明記するか〇〇、〇〇、〇〇（敬称略）と書くことが一般的です。

アジェンダ（議題）

会議のアジェンダ（議題）を箇条書きで分かりやすく書きましょう。

内容

会議の内容を書きます。前段で記載した通り、正確に分かりやすく書くことを心掛けましょう。長い文章を書くより箇条書きでシンプルにまとめて書くと後から見ると理解しやすいです。

決定事項

会議内で決まったこと、担当、期日を書きます。

次回会議予定

次回の会議予定が決まっている場合は、リマインドを踏まえて書きます。

まとめ

今回は議事録の書き方をご紹介しました。母国語で書くため、簡潔にまとめることも最初は難しいでしょう。まずは業務の中で優先して議事録をまとめ、早めに上司や先輩に内容を確認してもらい、添削してもらうことで、より分かりやすい議事録を書くことができます。積極的にアドバイスをもらうことで、日本語のレベルアップにもつながるでしょう。