【外国人求職者向け】事務とは？仕事内容と特徴、必要なスキルを解説

外国人の皆さんがオフィスワークの仕事を探すとき、まず事務職を思い浮かべる方が多いのではないでしょうか？事務職は「ルーティンワークが多いため難易度が低い」というイメージがあるかもしれませんが、実は求められるスキルが多い職種です。そこで今回は、事務職の仕事内容と特徴、事務職になるために必要なスキルについて説明します。日本で事務職を希望する外国人の皆さんはぜひ参考にしてみてください。

1.事務とは

事務職は、書類の作成や整理などの作業を通じて、ほかの社員が仕事をスムーズに行うことができるようサポートする職業です。一般的な事務職の仕事は、書類の作成・整理、データ入力、電話・メール対応、郵便物の発送・備品管理などがあります。ただ、事務職のなかには経理事務・人事事務・総務事務・貿易事務などの種類があり、それぞれの職種よって求められる仕事内容も異なります。

事務職は高度なスキルを求められることが少なく、日本人のなかにおいても人気職種であるため、競争が激しいです。その中に、外国人が事務職で就職できるチャンスが多い職種は語学力が必要となる貿易事務や海外営業のアシスタントなどがあります。その他、行政書士、社会保険労務士、学校法人など外国人と関わる事務職も、外国人を採用するニーズが高いです。

2.事務職の特徴

未経験OKの求人が多い

事務職に求められるスキルはビジネスパーソンとしての基本スキルであるため、未経験でも応募可能な求人が多いです。接客・販売職からオフィスワークにキャリアアップしたい場合、事務職はいい選択肢になるでしょう。ただし、未経験OKの求人が多い分、同じポジションの応募倍率は高くなりがちです。そのため、応募する時はなるべく自分の履歴書と職務経歴書をみやすくまとめ、日本語力とパソコンスキルをアピールするのが良いでしょう。

ルーティンワークが多い

事務職の仕事内容は、書類の整理や作成など単純作業の繰り返しが多いです。そのため、同じ仕事をコツコツやり切ることができる人が事務職に向いています。一方で、一部の人からみると、いつもルーティンワークをしているため、変化や新鮮さを感じにくいという側面もあります。自分が同じ仕事を繰り返すような働き方に向いているかどうかを確認した上で、応募するのが良いでしょう。

ワークライフバランスが取れやすい

事務職は、営業のようなノルマがなく、お客様のスケジュールに合わせて仕事をする必要もないため、自分で予定を調整しやすく、比較的ワークライフバランスが取りやすい職種です。特に、日本で育児や介護をしている方にとって、事務職はおすすめできる職種です。

3.事務職に必要なスキル

高度な日本語レベル

日本企業が外国人を事務職として採用した場合、日本語ともう一つの言語で、メールや電話対応、書類作成を任せることが多いです。そのため、日本語レベルは、日本人を相手に事務作業に対応できるくらいのビジネスレベルが求められます。特に、日本語の読み書きのスキルが重視されるでしょう。また書類やビジネスメールの作成、パソコンでの作業や郵便物のラベルの記入などの手書き作業を行う必要があるため、デジタルとアナログ両方の読み書きスキルが必要になる場面もあります。

事務職は、一人で行う業務ではありません。他の社員のサポートを通して会社を支えるポジションのため、日本のビジネスシーンで通用する丁寧で礼儀正しい言葉遣いが求められます。そのため敬語表現や社外とのやりとりなどの経験が、企業へのアピールになるでしょう。

パソコンスキル

日本の会社では、ハンコや郵送などアナログな事務作業もまだまだ多いものの、パソコンで仕事を行うことが一般的になってきています。そのため、書類の作成や整理が仕事のメインになる事務職は、中級レベルのパソコンスキルが求められます。
たとえば、Office系ソフトを使って見積書や発注書、請求書を作成することや、フォーマットがばらばらの書類を整理してPDFにまとめることが仕事の一例になります。ポジションによっては、社内のデータを分かりやすくエクセルで整理するスキルや、同僚や上司がプレゼンテーションをする時に使うパワーポイントを作成するデザインスキルも求められます。

作業の正確さとスピード

事務職は書類の作成や整理をするうえで、作業の正確さとスピードが求められます。事務職の役割は、社内のデータや書類をまとめて整理することなので、間違いが起きたら、そのデータや書類を使う社員の仕事が止まってしまいます。また、メイン業務となる書類作成や書類整理には、〆切が設定されている場合がほとんどです。いかに正確かつスピーディーに作業を進められるかが、事務職が仕事をするうえでの課題と言えるでしょう。

4.まとめ

事務職は未経験でも応募できる難易度の低い仕事でありながら、事務職でキャリアアップするためには、黙々とルーティンワークを行える忍耐強さやエクセル、ワードなどのツールを用いた様々なスキルが求められます。事務職を希望する外国人の皆さんは、自分の適性を確認した上で応募しましょう。

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