【基本編】日本語のビジネスメールの書き方

日本で仕事をする上で、ビジネスメールの書き方を学ぶことは欠かせません。ビジネスメールは、話し言葉とは違う表現やマナーがあるので、今回ははじめて日本で働く外国人や新社会人向けにビジネスメールの基本をご紹介します。

 

メール例

件名

件名は、ひと目でどのような内容か分かるように用件を簡潔に明記します。
件名:【自分が所属する会社名】〇〇〇〇について」のように自社名と用件を明記すると誰からのどのようなメールかが分かりやすいです。

また業界や会社によって件名のルールも異なるので、まずは先輩社員のビジネスメールの件名を見て参考にすることがおすすめです。

宛名

メールの本文の最初に宛名を書きましょう。社外の人にメールをする場合は、会社名・部署名(+役職)・名前(様)の順番で書きます。特に初めて送るメールでは「株式会社」や部署名を正しく書くことが好ましいです。名刺または署名に書いてる社名・肩書をそのままコピーすると良いでしょう。

挨拶文

宛名の次に、自分が何者かわかるように会社名・名前を書きましょう。「お世話になっているます~」から始まる挨拶文が一般的ですが、他の挨拶文も参考にしてください。

  • お世話になっております。株式会社〇〇(社名)の〇〇(名前)です。
    最も一般的に使われる挨拶文です。
  • 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇(社名)の〇〇(名前)です。
    「お世話になっております」よりかしこまった挨拶文です。
  • ご返信ありがとうございます。株式会社〇〇(社名)の〇〇(名前)です。
    何通かメールが続いている場合に使われます。
  • いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社〇〇(社名)の〇〇(名前)です。
    普段から注文や依頼をしてくれる取引先やお客様に対して「ご愛顧」を使います。

結びの挨拶

メール末尾に、明記する文章です。英語では「Best Regards」と同じ意味です。代表的な挨拶は、「今後とも何卒よろしくお願いいたします。」「引き続きよろしくお願いいたします。」「ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

署名

メール送信者の情報が分かるように書きましょう。会社名、部署名(役職)、名前、住所、電話番号(携帯番号が別の場合は合わせて)、メールアドレスを明記します。外国人の場合は、名前を英語表記・カタカナ表記でそれぞれ明記すると伝わりやすいです。
また会社によって、統一して署名を明記することがあるので、社内に確認することがおすすめです。

例文

件名:【Jopus Agent】見積もりのお問い合わせについて

株式会社〇〇〇〇
第1営業部 マネージャー
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
株式会社Jopus Agent のMary Smithです。

先日お問い合わせいただいた新サービス「Jopus Basic」のお見積りをお送りいたします。
=================================================
・契約期間  :2020年12月1日~2021年5月30日(6ヵ月間)
・アカウント数:3アカウント
・プラン   :ベーシックプラン
・価格    :月額150,000円~(税別)
=================================================
詳細資料と見積書を合わせて添付ファイルにて添付させていただきます。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点ございましたら、お問い合わせください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

————————————————————
株式会社Jopus Agent 営業部
Mary Smith (メアリー・スミス)

〒100-0000
東京都千代田区神田須田町1-18 アーバンスクエア神田ビル7F
TEL:03-0000-000
MOBILE:070-0000-0000
MAIL:abc@jopus.co.jp
————————————————————

日本語のビジネスメールのポイント

端的に伝える

伝えたい情報が多い場合、文章が長くなる傾向があります。しかし相手にとっては、文章が長いと読みづらいためでなるべく端的に分かりやすく書くことを心掛けましょう。
長くなる場合は、箇条書きで書くと伝わりやすいのでおすすめです。

【例】
日程:2020年11月10日(火)10:00~12:00
場所:貴社(東京都新宿区~)
参加者:営業本部 マネージャー 田中、営業本部 メアリー
内容:新サービスのご提案

記号を上手く使用する

読みやすいメール文章を書くために、見出し文などに記号や斜線を上手に使うと相手に伝わりやすいです。また「!」や「?」はマナー違反ではないですが、カジュアルな印象を与えるため社外のメールの場合は多用することは控えたほうが良いでしょう。

  • 【新サービスのご提案について】
  • 【1】~~~~~
    【2】~~~~~
    【3】~~~~~
  • お打ち合わせの詳細をお送りします。
    ——————————————-
    日程:2020年11月10日(火)10:00~12:00
    場所:貴社(東京都新宿区~)
    ——————————————

送信前に誤字脱字を確認する

送信前に誤字脱字が無いことを必ず確認しましょう。誤字脱字は、相手にマイナスイメージを与えてしまい、時によっては信頼を無くすケースもあります。数値を誤るなどの誤字脱字の場合は、訂正メールを再送する手間もかかるため、送信前に必ず自分でもう一度文章に目を通しましょう。

よく使う文章は単語登録(辞書登録)する

「お世話になっております。株式会社〇〇です」や「今後ともよろしくお願いいたします。」など、よく使用するPCの単語登録をしておくと、次回から入力が楽になりますし、誤字脱字も防げます。PCの種類によって登録の仕方は異なるので、検索して調べてみると良いでしょう。

まとめ

今回は、ビジネスメールの基本をご紹介しました。ビジネスメールは、話し言葉と違って社会人になって初めて知る日本語も多いでしょう。それは、外国人だけでなく日本人の新卒も同じです。業務をする上で覚えていけば問題はないので、ビジネスメールに慣れるまでは先輩に毎回文章をチェックしてもらうなど社内に協力してもらえると良いでしょう。

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