【外国人求職者向け】事務の職務経歴書の書き方｜日本で働きたい外国人の仕事探し・就職・転職支援メディア「jopus」

転職時に企業にエントリーするために必要な職務経歴書は、職種別に記載する内容が異なります。事務職は、ルーティーンワークが多い職種ですが、自分なりに工夫して取り組むことが出来たかを詳細に記載する必要があります。そこで今回は、事務職向けの職務経歴書の書き方を紹介します。

職務経歴書自体について知りたい方は、【職務経歴書の基本の書き方】もぜひ参考にしてください。

1. 事務職の職務経歴書
2. 事務職の職務経歴書の正しい書き方
  1. 日付・名前
  2. 職務要約
  3. 職務経歴
  4. 活かせる経験・知識
  5. PCスキル
  6. 語学力
  7. 自己PR
3. 事務職の採用担当が見ているポイント
  1. 誤字脱字がないかどうか
  2. PCスキルかあるかどうか
  3. 事務処理能力があるかどうか
4. まとめ

事務職の職務経歴書

まずは、事務職で転職する際に使用するオーソドックスな職務経歴書のフォーマットに沿って、正しい書き方をご紹介します。

①日付・名前

書類の一番上に右寄せで、日付と氏名を入れましょう。日付は、書類提出日の当日の日付を記入にします。氏名は、英語表記で問題ありません。

②職務要約

過去から現在までの職務経歴のサマリーを書きます。どのような会社で（業務内容）、どのような仕事（職務）を担当したかを書きます。なるべく200～250文字程度でまとめましょう。

【例文】
中国の大学を卒業、2 年間物流会社の〇〇〇に入社。事務職としての営業部門のサポート業務を担当。2018年に来日し、1 年半の自動車部品の専門商社の〇〇〇にて日本語・中国語・英語を活かす貿易事務を担当しております。

③職務経歴

今まで在籍してきた会社ごとに分けて、職務内容を書きます。一番上に在籍歴が新しい企業が来るように順番に書きます。

【在籍歴】
西暦で在籍していた時期を書きます。
【会社名】
海外の会社の場合は、英語で会社名を表記しましょう。
【事業内容】
会社の事業内容を端的に書きます。
【従業員数】
会社の規模感を伝えるために、従業員数を書きます。
【所属・役職】
所属部署、役職を記載します。またマネジメント経験があり、部下がいた場合は、部下の人数も書きます。
【業務内容】
事務職の業務は幅広いため、箇条書きで担当業務を記載しましょう。また外国人の場合は、語学力がアピールポイントとなるので、電話対応やメール対応を多言語で経験したことがあるケースは、使用言語も明記すると良いでしょう。経験業務のポイントとして、自分が工夫して取り組んだ例を明記しましょう。

＜事務職の担当業務例＞
・顧客からのメール・電話での問い合わせ対応（英語、日本語）
・見積書作成（Access/1日平均10件）
・来客対応（英語・日本語）
・受発注業務（1日平均20件）
・備品発注
・営業担当者のの資料作成フォロー
・売上管理、伝票整理
・顧客データ管理
・会議の議事録作成
・発送業務
・経理業務補佐

④活かせる経験・知識

今までの業務から業界知識、経験を書きます。応募企業がどのような経験を求めているか確認し、自分が過去の経験で活かせる面はアピールしましょう。

⑤PCスキル・保有資格

事務職では、PCスキルや保有資格は自分の強みをアピールできるポイントです。

ExcelやパワーポイントなどのPCスキルのレベル別に記載しましょう。また保有している資格があれば明記しましょう。

【例文】

【例1:初級】Excel（四則演算・票作成・基本的な関数）
【例2:中級】Excel（ピポットテーブル、VLOOKUP、IF関数、グラフ作成）
【例3:上級】Excel（データベース作成、マクロ機能、VBA）
・PowerPoint（会議資料、営業用資料などプレゼン資料の作成）
・Word（文書作成・表作成・レイアウト調整・図の挿入・印刷設定・アウトライン）

⑥語学力

業務で使用できる語学のレベルを【ネイティブレベル】【ビジネスレベル】【日常会話レベル】の三段階に分けて書きましょう。外国人を事務職で採用したい企業の多くは、日本語と外国語が流暢に話せることを求めています。母国語以外の語学力は、具体的な使用シーンやテストのスコアをと合わせて明記することで、語学レベルが採用担当者にとってイメージしやすくなるでしょう。

【例文】
中国語：母国語
英語　：ビジネスレベル（電話やメールで社外顧客とやり取りができるレベル）
日本語：ネイティブレベル（商談で日本人顧客にプレゼンができるレベル、JLPT N1）

⑦自己PR

過去の経験や知識を洗い出し、応募企業で求められる経験や実績について記載すると良いでしょう。事務職は営業職や社内の業務のサポートをするため、この先に何が起きるか予測して気遣いが出来ることが重要です。そのような気遣いやサポートした過去の経験を自己PRとして明記すると良いでしょう。

【例文】
私は主体的に行動することを第一に業務に取り組みます。与えられた業務だけでなく部署で「何が必要とされているか」「何をしたら円滑にチームの業務が進むか」を常に考え行動をしてきました。現職では、一部社員のExcel作業の工数がかかることをチーム内のコミュニケーションで気づき、生産性向上のためにマクロ関数を活用した作業を上司に提案し、自ら導入・オペレーションを改善しました。その結果事務作業が30%削減し、営業社員が営業活動にかける時間を増やすことが出来ました。

事務職の採用担当が見ているポイント

1.誤字脱字がないかどうか

事務職は、与えられた業務を「正確に遂行する」ことが求められます。書類作成や見積作成の業務の中で、誤字脱字があると会社の信用を失う可能性があります。そのため事務職を求める企業にとって、履歴書や職務経歴書の応募書類に誤字脱字が多い候補者はマイナス評価になることもあります。また日本語の誤字脱字が多いと、採用担当者に「日本語レベルが低い」と思われてしまうため、提出前に必ず誤字脱字がないか確認をしましょう。

2.PCスキルがあるかどうか

事務職の業務の過半数以上は、PCを使用します。よって、PCスキルは事務職を求める企業にとって重要な選考基準になります。PCスキルは、⑤PCスキル・保有資格で触れたように、ツール別に利用レベルを書くことで、採用側は社内の業務レベルに合っているか判断できます。また業務は、日本語のキーボードで操作するため、日本語のタイピングスピードも求められることがあるため、面接時にタイピングテストを行う会社もあります。日本では「寿司打」というタイピング練習ゲームが有名なので、「寿司打」のステータスを職務経歴書内のPCスキル欄に書いてアピールするのも良いでしょう。

3.事務処理能力があるかどうか

事務処理能力とは、ドキュメントの入力や書類作成などPCで行う業務のことです。依頼された業務をいかに素早く処理できるか、事務職では求められます。職務経歴書内で事務処理能力を具体的に示すために、業務の1日あたりの処理件数を明記すると処理スピードが採用側に伝わるのでおすすめします。例：見積作成（1日平均10件）、受電対応（1日平均50件）