【Cơ bản】 Cách viết email công việc bằng tiếng Nhật

Học cách viết email công việc là điều cần thiết khi bạn làm việc tại Nhật Bản. Email công việc có cách diễn đạt và cách cư xử khác với lời nói, vì vậy bài viết này giới thiệu cho bạn những điều cơ bản về email công việc dành cho người nước ngoài và nhân viên mới lần đầu làm việc tại Nhật Bản.

Email Ví dụ

Chủ để

Chủ đề phải được trình bày đơn giản và rõ ràng để người đọc có thể hiểu nội dung thông điệp trong nháy mắt. Để người nhận dễ hiểu thông điệp, hãy nêu rõ tên công ty và chủ đề của bạn, chẳng hạn như “Chủ đề: [tên công ty của bạn] Giới thiệu về XXX”. Bạn nên tham khảo các chủ đề email của đồng nghiệp cấp cao của mình, vì các quy tắc cho chủ đề email khác nhau tùy thuộc vào ngành và công ty.

Tên người nhận

Viết tên người nhận ở đầu tin nhắn của bạn. Nếu bạn đang gửi tin nhắn cho ai đó bên ngoài công ty của mình, hãy viết tên công ty, bộ phận (+ chức vụ), tên (với sama ) của người nhận theo thứ tự tuần tự này. Trong tin nhắn đầu tiên của bạn cho người nhận, bạn nên viết chính xác thông tin của người nhận, chẳng hạn như “Công ty TNHH” và tên bộ phận. Bạn có thể sao chép tên công ty và chức vụ từ thẻ tên hoặc chữ ký.

Chào hỏi

Sau tên người nhận, hãy viết tên của bạn và tên công ty để người nhận biết bạn là ai. Thông thường bắt đầu bằng “ Osewa ni natte orimasu ” (cảm ơn vì sự bảo trợ của bạn) ”nhưng những lời chào khác cũng có thể hữu ích.

• お世話になっております。株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）です。
  Đây là cách chào được sử dụng phổ biến nhất.
• 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）です。
  Đây là một lời chào trang trọng hơn “Osewa ni natte orimasu“.
• ご返信ありがとうございます。株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）です。
  Nó được sử dụng khi có nhiều email liên tiếp.
• いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）です。
  Nó được sử dụng cho các đối tác kinh doanh và khách hàng thực hiện các đơn đặt hàng và yêu cầu cho bạn một cách thường xuyên.

Kết bài

Nhận xét kết bài là những cụm từ nên được đưa vào cuối tin nhắn của bạn. Nó có nghĩa giống như “Lời chào trân trọng” trong tiếng Anh. Những cái điển hình là “Kongo tomo nanitozo yoroshiku onegai itashimasu（今後とも何卒よろしくお願いいたします。）” “Hikitsuduki yoroshiku onegai itashimasu（引き続きよろしくお願いいたします。）” (Cám ơn vì đã tiếp tục giúp đỡ tôi) và “Gokentou no hodo yoroshiku onegai itashimasu（ご検討のほどよろしくお願いいたします。）” (Cám ơn bạn đã xem xét).

Chữ ký

Viết chữ ký của bạn để thông tin của người gửi được rõ ràng. Bao gồm tên công ty, tên bộ phận (chức vụ), tên, địa chỉ, số điện thoại của bạn (cùng với số điện thoại di động nếu có) và địa chỉ email rõ ràng. Nếu bạn là người nước ngoài, bạn nên viết tên của bạn bằng cả bảng chữ cái và katakana để dễ hiểu hơn. Ngoài ra, cũng nên kiểm tra nội bộ với công ty của bạn, vì một số công ty có thể viết chữ ký của họ theo cách thức thống nhất.

Email Ví dụ（Copy OK）

Những điểm chính cho email doanh nghiệp Nhật Bản

Giữ tin nhắn một cách đơn giản

Khi bạn có nhiều thông tin, câu của bạn có xu hướng dài. Cố gắng viết thông điệp càng đơn giản và rõ ràng càng tốt, vì những câu dài rất khó hiểu cho người đọc. Nếu bạn cần đưa nhiều thông tin thì nên sử dụng gạch đầu dòng để dễ hiểu hơn.

Sử dụng ký hiệu một cách tốt nhất

Các ký hiệu và đường chéo có thể được sử dụng trong các tiêu đề để giúp người đọc hiểu thông điệp của bạn. Sử dụng “!” và “?” thường không phải là một hành vi vi phạm nhưng nó có thể tạo ấn tượng bình thường cho một email bên ngoài, vì vậy tốt nhất là bạn nên tránh chúng.

Xác nhận lỗi đánh máy trước khi gửi

Đảm bảo kiểm tra xem không có lỗi đánh máy nào trước khi gửi tin nhắn của bạn. Lỗi đánh máy có thể có tác động tiêu cực đến người nhận và trong một số trường hợp, làm mất uy tín của người nhận đối với bạn. Luôn luôn tự đọc lại văn bản trước khi gửi đi, vì lỗi chính tả, đặc biệt là số sai chính tả sẽ khiến bạn phải gửi lại email sửa.

Đăng ký các câu thường dùng trong từ điển

Đăng ký những câu thường dùng như “Cảm ơn vì sự bảo trợ của bạn. Chúng tôi là Công ty XX. ” hoặc “Cảm ơn sự hỗ trợ liên tục của bạn” đối với PC mà bạn thường sử dụng. Nó sẽ giúp bạn gõ chúng dễ dàng hơn và cũng tránh được lỗi chính tả. Phương thức đăng ký khác nhau tùy thuộc vào PC, vì vậy bạn nên tìm kiếm cách thực hiện.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu những điều cơ bản về email doanh nghiệp. Không giống như lời nói, email công việc có nhiều cách diễn đạt bằng tiếng Nhật mà bạn có thể không biết cho đến khi trở thành nhân viên của công ty. Điều này không chỉ dành cho người nước ngoài mà cả những sinh viên Nhật Bản mới ra trường. Bạn có thể dần dần tìm hiểu chúng như công việc của mình, vì vậy bạn nên có sự trợ giúp từ nội bộ chẳng hạn như yêu cầu đồng nghiệp cấp cao của bạn kiểm tra email công việc của bạn mọi lúc, cho đến khi bạn quen với chúng.